under-new-management

ניהול בעולם דיגיטלי – צמצום הסחות דעת

שינויי המציאות משנים את הארגונים ואת הסביבה במהירות גוברת. חיפשתי מאמרים על פרדיגמות חדשות בניהול, מצאתי מאמר סקירה של מכון ראנד, שכלל “חידושים” שעיקרם הוא שארגונים הופכים ממוקדים בלקוחות, ולכן יש לבחור מספר ספקים מצומצם ולהופכם לשותפים, להאציל סמכויות וגו. זה נראה מיושן, עד שגיליתי שהמאמר נכתב בשנת 1994, לא קשור כלל לניהול בעולם דיגיטלי.

ניהול בעולם דיגיטלי

קצב השינוי הגובר ומי שלא עומד בקצב – נעלם. מספיק להביט על העובדה שמרבית החברות שנכנסו לפורצ’ן 500 הן חדשות כדי להבין שאנו חיים בעידן של שינוי אדיר המחלחל לכל חיינו. השינוי הזה, שנקרא המהפכה התעשייתית הרביעית מזמין בחינת הנחות העבודה הכי בסיסיות בניהול. עקרונות היסוד בניהול החדש הם:

  1. לצמצם הסחות דעת – ראו בהמשך. הן עולות כעשר נקודות ב IQ!
  2. לנהל פחות
  3. לחדש באפקטיביות
  4. לנהל עם תשומת לב, לבחון עצמכם שוב ושוב ולהשתפר כל הזמן.

בניהול החדש – שוחטים פרות קדושות

בספרו רב המכר של הפרופסור לניהול דיוויד ברקוס Under Mew Management ברקוס כופר בכל הנחות העבודה, לדוגמה –

האם שיחות משוב על בסיס כלים פורמליים אכן תורמות? (מייקרוסופט ומוטורולה נטשו את הכלים והשיטה).

האם אימיילים פנימיים בין עובדי החברה תורמים או מזיקים לעבודה? (חברות כמו פולקסוואגן משנות את המדיניות של נגישות עובדים למיילים, במטרה לאפשר זמן עבודה שקט מהסחות, ראו בהמשך).

האם עדיין נכון להשאיר את שכר העובדים כסוד כמוס, או אולי שקיפות עדיפה?

ליצר סביבת עבודה שקטה

דיוויד ברקוס בספרו המצוין מבין שסביבת עבודה צריכה להיות גם שקטה מטכנולוגיה. הטכנולוגיה מאפשרת המון דברים חשובים, הצד השני של הדברים הוא שהטכנולוגיה גם גורמת הסחות דעת חוזרות ונשנות.

עוד ועוד מחקרים מצביעים על חוסר היכולת של עובדים להשיג התקדמות משמעותית בעבודתם בגלל שטף ההסחות והמשימות הבלתי פוסק של חיי העבודה המודרניים. יש עלייה דרמטית במספר האימיילים עליהם העובדים נדרשים לענות מדי יום, בכמות הודעות הטקסט מפרטים ומקבוצות של מקום העבודה, ויש ציפייה מתמדת מהעובדים להיות זמינים כל הזמן. הזמינות הפכה לברירת המחדל, ומשמעה היווצרות תרבות של מולטי־טאסקינג. אבל מולטיטאסקינג פוגע בעבודות הדורשות ריכוז.

מולטיטסקינג הוא אשליה, פיקציה עם מחיר כבד – של פגיעה קשה ביכולת לעבוד עבודה הדורשת חשיבה מסוג 2 וריכוז. לא סתם חברות דוגמת פולסוואגן מגבילות את הזמן של העובדים על המייל, דיוויד ברקוס מקדיש פרק שלם מספרו Under New Management לסקור כיצד הם ורבים אחרים, גילו שהמייל יותר פוגע בתפוקות מאשר מקדם אותן.
ההסחות של המייל ושל הרשתות החברתיות ותוכנות המסרים מקשות בעיקר על משימות שדורשות ריכוז, שמחייבות לשקוע לעומק בחשיבה, בעיקר במשימות הדורשות חשיבה של “מערכת שנייה”.
כהנמן קיבל פרס נובל על עבודתו פורצת הדרך שהביאה לזיהוי שתי מערכות חשיבה. מערכות החשיבה הראשונה מהירה, חצי אוטומטית, ומצמצמת מאד את העומס החישובי על המוח, ואת צריכת האנרגיה – דבר חשוב מאד לגוף האדם. המוח הוא זללן אנרגיה רציני, הוא שוקל רק כ 2% ממשקל הגוף אולם צורך כ 25% מן האנרגיה, וגם גוף האדם מתוכנת להיות מערכת יעילה וחוסכת אנרגיה. כהנמן גילה שההחלטות הנלקחות על בסיס המערכת הזו אומנם חסכוניות ומהירות, אך הן פחות טובות ויותר מוטות רגשית. המערכת השנייה – מערכת 2, היא איטית, תהליכית ויסודית. רוב ההחלטות שמקבלים אנשים נעשות על בסיס מערכת אחת. והן מספקות. אולם עובדים ומנהלים הנדרשים לחשיבה לעומק ועבודה עם מערכת 2 נפגעים הרבה יותר מהסחות הדעת.

אין זה אומר לא לענות למיילים – בצורה פרדוקסלית אנחנו מצפים מכווווולם להיות הרבה יותר נגישים כיום. דיוויד ברקוס מבין זאת היטב, כמו הרבה מנהלים מהדור החדש – הוא מיהר לענות למייל שלי, שלח לי פרקים מספרו, וצירף אותי לקבוצת הפייסבוק שלו – תנסו בעצמכם את האתר העשיר שלו כאן, עשרות פודקסטים עם חוקרים ומומחים מובילים בעולם בתחומי המנהיגות והניהול., ואם תכתבו – תראו כמה זמן ייקח לו לענות…

הוא המליץ לי על עוד מומחה בעל שם עולמי – ד”ר רון פרידמן, שנותן “משל סופרמרקט” להמחיש את ריבוי המיילים. פרידמן מבקש מאיתנו לדמיין שאנו במטבח, ומגלים כי חסר מצרך. מה שנעשה הוא שנצרף אותו לרשימה, ולא נרוץ בכל פעם לסופר, כי העלות של ריצה לסופר ברורה לנו. אבל פתיחת מיילים או הודעות כשהן מגיעות משולה לריצה לסופר בכל פעם שחסר מצרך, רק המחיר פחות נראה לעין ויותר חמור. כשרצים לסופר משלמים בגז וזמן, ואילו כשמוסחים משלמים בפוקוס וריכוז ואנרגיה מנטלית יקרה,
פרידמן מדבר על מולטיטסקינג כעולה לנו כעשר נקודות IQ! והחזרה למצב הריכוז והזרימה לוקחת 15-20 דקות. לכן ההמלצה כשרוצים ללהתמקד להתנתק מהמייל, להשתיק את הסלולרי או להרחיק אותו, ולפנות זמן שקט. נתון רלבנטי שמצאתי הוא שבשנת 2014 אדם ממוצע הביט לפחות 9 פעמים בשעה בסמרטפון שלו, ולעיתים גם פי שניים. אם אתם או אנשיכם מצויים בהסחות דעת מרובות עקב הטכנולוגיה, ועסוקים בדרישה ארגונית למענים זריזים ולמולטיטסקינג – אינכם מקצים מספיק זמן שקט לחשיבה 2, ואם זה המצב המשמעות היא שאתם מקבלים החלטות פחות טובות.

שתי המלצות לסיכום

  1. תנו לעצמכם ולצוות שלכם זמן שקט לעבוד. לפנות לפחות שעה שקטה אחת במהלך יום העבודה, ורצוי שעתיים. עובדים שמסוגלים לשבת שעה ביום ולהתרכז בעבודתם ללא הסחות דעת הם העובדים עם הסיכוי הגבוה ביותר ליצר פריצות דרך ולקבל החלטות חכמות.
  2. קחו את האחריות לבחון מחדש את הניהול שלכם – הסגנון והנחות עבודה. הניהול, כמו המציאות, משתנה לחלוטין.למשל שימו לב להמלצה החשובה לנהל פחות.

איתכם ובשבילכם

ד”ר מיכל חמו לוטם

אוגוסט 2016, עדכון אוגוסט 2017

__

למאמר של רון פרידמן על נזקם של אימיילים.

 

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

*