conference-room-with-tv-1419673-m

ניהול ישיבה אפקטיבית – כלי ניהולי

הכל החל כשלפני כמה ימים שוחחתי עם מנהל ממש בכיר, המכהן כיו”ר של חברה. “יש לי כלל” הוא אמר לי כל כולו רציני “אני לא מכנס ישיבה שנמשכת ליותר מחצי שעה, ולא מכנס ישיבה שיש בה יותר משלושה אנשים. את רוב ההכנה עושים בהתכתבות במיילים, וכך הישיבות ממש יעילות”.

לא השבתי דבר מרוב הלם. זה הכלל הניהולי שלו?

ניהלתי אלפי ישיבות ואני מכירה אינספור ספרי ניהול ומנהיגות, מעולם לא חשבתי שיהיו אנשים שיקחו כללים כל כך ברצינות, ועוד יותר מזה – ינסחו כזה כלל גרוע. כן, אני מכירה את תורות הניהול שמדברות כל קביעת פגישות של רבע שעה, ניהול פגישות בעמידה על מנת לקצרן, וכל הללו. זה דומה לפאסט פוד ובריא וטוב כמוהו. בעולם שמבין שזמן הוא ממש לא כסף, ושהממהרים מחמיצים (את החיים) לא מנהלים כך ישיבות.

יותר ויותר אנשים מבינים כי אם עוד קצת נמהר – כבר לא נראה את החיים, ולכן תנועת ההאטה ה –  Slow Movement  הולכת ומתגברת (יופי של אתר בעברית יש לתנועת ההאטה, שאפו לעמית נויפלד).

3 דברים פשוטים צריכים לקרות בכל ישיבת עבודה:

  1. לקדם את העשייה.
  2. ללמוד משהו חדש. למידה היא דרך חיים של מנהיגים ומנהלים אפקטיביים ומאושרים.
  3. להנות. ממה להנות? אחד מהשני, מהלמידה, מהחשיבה, מבדיחה טובה, מהאווירה של הביחד. הרי באנו לעבוד וגם לחיות, וכך גם מגבשים צוות מנצח.

אם תצליחו למסד ישיבות עבודה בהן כל שלושת הדברים מתרחשים – העבודה מתקדמת, יש למידה ויש תחושת הנאה – אתם מנהלים אפקטיביים, מגלים מנהיגות ויוצרים השראה בצוות שלכם.

מה קורה בישיבות עבודה?

אם לא מתעקשים לעשות ישיבות קצרות אלא להכין ולהתאים אותן למטרות אפשר להשיג הרבה דברים: לקדם מטרות רחבות יותר – לגבש את הצוות וליצור לכידות והון חברתי, להגדיל את המוטיבציה, ורצוי גם להנות ביחד.

יתרה מזן – חשיבה מעמיקה לוקחת זמן: נכון – בסוגיה ניהולית פשוטה ניתן להכריע בקלות, מול מסמך או ניר עבודה טוב. אבל בעיות מורכבות דורשות הבשלה.חשיבה חכמה ופורצת דרך דורשת חיכוך בין מוחות: על מנת ליצר פריצות דרך, לפתור בעיות מורכבות – דרוש זמן, וגם ממשקים בין בני אדם, לכן ארגון חכם בונה מרחבים המפגישים בין בני אדם, ועיר חכמה בונה פלטפורמות שבהן בני האדם נפגשים.

אגב בניגוד למה שאותה מנהל בכיר חשב – אין שום משמעות על הגבלת מספר האנשים, אם נדרשים לסוגיה 7 איש יש לכנס שבעה.

אז אחרי שהאגו שלי עבד שעות נוספות (בלבקר את אותו אדם שהוא איש מוכשר) התחלתי לזקק כללים לניהול ישיבה טובה. והבנתי שאין. ממש אין כללים, כמו בניהול, אין כללים רבל בהחלט יש עקרונות.

כלל זהב לדיון אסטרטגי

מי מאיתנו לא השתתף בישיבה עקרה של הנהלה דירקטוריון או אפילו צוות, תחת הכותרת “דיון אסטרטגי”? עקר כיוון שאיש לא הקשיב, כרגיל כולם היו עסוקים בלהגיד את מה שתכננו לפני שהגיע תורם לדבר, ושום רעיון טוב באמת לא לוטש, והמשתתפים כמעט לא התייחסו לדברים שנאמרו.

מכירים את הסיטואציה?

במאמר הבא בהרווארד ביזנס רוויו מצאתי “שאלת זהב” לניהול דיון אסטרטגי. המחבר ממליץ שכאשר עולה כיוון מעניין לא לבקש התייחסויות אלא לשאול את המשתתפים את השאלה “מה היה צריך להיות בדעה הזו על מנת להפוך אותה לחלופה פנטסטית”.
השאלה הזו מאפשרת למשתתפים לעצור לרגע, לחשוב, לעצב חלופות ולטייב אותן, ובעיקר נותנת להם “סולם” לזוז בהדרגה מדעות ועמדות שהיו מקובעים בהם.

מדוע כדאי לכם להתאמץ לנהל ישיבה טובה?

  1. כי ניהול ישיבות אפקטיבי מאפשר יתרון אסטרטגי לארגון! ריצ’רד בירד וג’ון ג’ונסון טוענים בספרם: “Meetings as Systems : Respecting the Organizational Drama” ש”על ידי כך שהארגון מקבל החלטה אסטרטגית לנהל את ישיבותיו טוב יותר מהמתחרים שלו, הוא רוכש לעצמו יתרון ממשי ביותר.
  2. כי ניהול ישיבות מיטבי יוצר צוות מוביל מגובש ומנצח.
  3. כי זו אחת הדרכים לאפשר לארגון לצמוח ולהסתגל למציאות המשתנה. ולעשות זאת בזמן הנכון ובדרך שמתואמת בין כל חלקיו. זו דרך למידה העברת ידע וקבלת החלטות המאפשרת לארגון להתארגן, לצמוח, לנצל ולממש הזדמנויות עסקיות ולצמצם את חולשותיו. זו דרך לארגון להישאר מחובר למציאות ולשטח, לשמור על רלבנטיות, לממש הזדמנויות עסקיות, להרגיש את היד על הדופק מול המתחרים, לשים לב לשינוי בחוקים, בטכנולוגיות ועוד.
  4. כי ניהול ישיבות חכם יוצר תוצאות וגם הנאה, אושר ובריאות….

העקרונות הידועים לניהול ישיבה הם לא בסלע:

א. מטרה – חשובה. האם זו ישיבת עבודה, ישיבת עדכונים, ישיבת הנהלה וקבלת החלטות? הכינו מראש את הישיבה, ומקדו לעצמכם את התפוקה המינימלית שלה שתעשה את ההשקעה שווה.

הערה: יש טענה שאומרת שאם לא יודעים מה המטרה אין מה לכנס הפגישה. אבל שמתי לב שדווקא בפגישות החשיבה שבהן נבראות הפריצות הכי גדולות – המטרה יכולה להיות עמומה, והמוחות יכולים לנדוד ולחשוב יחד, וליצור ולהעלות רעיונות חדשים.

ב. סדר יום? חשוב בעיקר בישיבות צוות בהם יש כמה נושאים. הוא יכול להיות בניר, במייל, או בראש שלכם. אם מדובר בישיבה ניהולית תשאירו זמן לברר עם אנשיכם האם הם רוצים להעלות עוד נושאים, כך תייעלו את הישיבות, ולא פעם הם יעלו נושאים ממש חשובים שלא חשבתם להעלותם.

ג. מסגרת זמן? חשובה, אבל לעיתים הדינמיקה היא כה חשובה ששווה לתת לזמן קצת גמישות (למרות שאני שחושבת שקביעת זמן היא חוזה מחייב כי הוא, בניגוד לכסף, לא חוזר…)

המאמר מיועד למנהלים שיודעים כי ישיבה יש להכין ולתכנן, לנהל בצורה מעולה (ונינוחה) וכמובן לסכם ולהוציא לפועל את ההחלטות והמשימות שנגזרות ממנה.

יש אינסוף חומר בתחום, למשל מאמר מצוין של שמוליק מרחב, כרגיל מעמיק ויסודי. אוסף המלצות שוות של מיכאל שוורץ לניהול ישיבות בדגש על צוות, והוא בהחלט מציין את המטרות הרחבות מעבר לקונקרטיות. מתוך המאמר שלו תוכלו להגיע לעוד כמה נחמדים שלו. המאמר של איריס לוונשטיין עם תשעה טיפים המתמקדים ביעילות, וניהול ישיבה אפקטיבית – מאמר של אורן אפל.

 

שלכם ובשבילכם,

ד”ר מיכל חמו לוטם

יולי 2015

מוזמנים לעקוב באמצעות לייק על תכנים בדף הפייסבוק

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

*