ריבוי גירויים פוגע בחשיבה, נדרשת סביבת עבודה שקטה

הסביבה שלנו פחות ופחות שקטה. הטכנולוגיה מאפשרת המון בארגונים, מנהלים חכמים משתמשים בה לאסוף חוכמה ארגונית מעשרות מאות ואפילו אלפי אנשים בתהליכי היוועצות; לתמוך בקבלת החלטות מורכבות במציאות מורכבת; להתבסס על מערכות מידע ואלגוריתמים לעיבוד מידע עתק (ביג-דאטה) עסקי; לנהל חדשנות; ועד לשימוש בווטסאפ לבניית צוות ולהגברת הלכידות וההון החברתי שלו. הטכנולוגיה מייצרת “הגברה” ליכולות האנושיות הקוגניטיביות, בדיוק כמו שהמכשירים שהמין האנושי בנה אלפי שנים הגבירו את היכולות הפיסיות. אבל, וזה אבל גדול, ריבוי גרויים והסחות דעת פוגע בחשיבה, נדרשת סביבת עבודה שקטה

ריבוי משימות גורם לירידה במנת המשכל של 10 עד 15 נקודות IQ!

הטכנולוגיה מביאה איתה הסחות דעת חוזרות ונשנות. בעולם הרפואה היו הראשונים לעלות על הבעיה ולחפש לה פתרונות, מחקרים מצאו שעודף הצפצופים מההתראות של מכשירי המוניטור של מטופלים קשים ביחידות טיפול נמרץ גרם לרופאים למה שכונה “עייפות ההתראות” (Alert Fatigue ) מפתחי טכנולוגיות בעולם הרפואה החלו לחפש דרכים לצמצם את כמות ההתראות שאליהן נחשף הצוות הרפואי –לאלה הקריטיות ביותר.
היום כולנו מצויים במעין Alert Fatigue מחקרים מצביעים על חוסר היכולת של עובדים להשיג התקדמות משמעותית בעבודתם בגלל שטף ההסחות הבלתי פוסק של חיי העבודה המודרניים. העלייה הדרמטית במספרי המיילים שעליהם העובדים נדרשים לענות בכל יום, בכמות הודעות הטקסט מפרטים ומקבוצות של מקום העבודה, וריבוי הפלטפורמות שדרכן מגיעות ההודעות מציפים וחוסמים את האפשרות לעבוד בשקט. יש מקומות עבודה בהן קיימת ציפייה מתמדת מהעובדים להיות זמינים כל הזמן. הזמינות נהפכה לברירת המחדל, ומשמעה היווצרות תרבות של הסחות דעת ופגיעה ביכולת לריכוז עמוק.
העידן הדיגיטלי נהפך להסחת דעת מתמדת, בתוך ים הגירויים הזה רב משימתיות (מולטיטאסקינג – מושג השאול מעולם המחשבים) נהפכה בון טון. מי לא ירצה לעסוק בניהול כמה משימות בבת אחת? אך זוהי פיקציה – המוח אנושי אינו מחשב, ואינו בנוי לרב משימתיות. נכון אנו לומדים לעשות זפזופ בתשומת הלב, אך זהו תהליך מעייף, מפריע בנוכחות ‘כאן ועכשיו’, ומוריד את היכולת להתקדם. יתרה מזו – הסחות הדעת פשוט לא בריאות. מחקרים רבים מדגימים כי מולטיטאסקינג הוא אשליה, והוא פוגע בתפקוד ובהישגים.
אהבתי את הסיפור של הפסיכולוג המומחה בהתנהגות אנושית וניהול ד”ר רון פרידמן, מחבר רב המכר The Best Place To work. פרידמן מבקש להמשיל את עבודת הניהול לבישול. כשאנו מבשלים ומגלים כי חסר מצרך אנו מצרפים אותו לרשימת קניות, ולא רצים בכל פעם לסופרמרקט. הסיבה לכך היא שהעלות וההפסד של זמן וכסף הכרוכים בריצה לסופר ברורים לנו. פתיחה של הודעות אי-מייל או וואטסאפ מיד כשהן מגיעות אלינו משולה לריצה לסופר בכל פעם שחסר מצרך, רק המחיר פחות נראה לעין – והרבה יותר יקר. כשרצים לסופר משלמים בכסף, דלק וזמן, ואילו כשדעתנו מוסחת אנחנו משלמים בתשומת לב ושכל.
ממש כך, בשכל: מחקר מאוניברסיטת לונדון מצא שריבוי משימות גורם לירידה במנת המשכל, שהופכת דומה לזו של אדם שלא ישן לילה שלם. חלק מהנבדקים הדגימו ירידה של 10 עד 15 נקודות IQ!

חזרה לריכוז לוקחת עד 15-20 דקות

בספרו פרידמן אומר שהחזרה למצב של ריכוז אורכת בין 20-15 דקות – המון זמן עבור כל הסחה.
למעשה, ריבוי משימות לא באמת קיים! כשאנשים עונים לווטסאפ בזמן ישיבת צוות – הם לא מבצעים שתי פעולות במקביל, אלא מעבירים את הקשב במהירות מפעולה אחת לאחרת. המונח המדויק הוא טאסק־סוויצ’ינג -Task Switching, החלפת משימות. המונח מולטיטאסקינג לקוח כאמור ממדעי המחשב, ומקורו ביכולת של מחשבים להקצות זיכרון עבודה לכמה משימות נפרדות. המוח האנושי טרם חובר למחשב, ויש לו זיכרון עבודה מצומצם המספיק להתמקדות רק בפעולה אחת. לכן ברגע שאנחנו עונים לווטסאפ, הקשב שלנו לא ממשיך לקלוט את השיחה בישיבת הצוות ולתרום לה.
עובדים ומנהלים הנדרשים לחשיבה לעומק נפגעים עוד יותר מהסחות דעת, ואיזה מנהל אינו צריך להתעמק ולהתרכז?
חברות הטכנולוגיה מעודדות קשב מפוצל כחלק מן האסטרטגיות שלהן להשאיר אותנו מחוברים, אך המחיר של ה”קליק” במעבר ממשימה למשימה גבוה מאוד. מתברר שאנשים שעובדים בטור מספיקים יותר מ–50% מאשר אנשים שעובדים במקביל, והדבר נמדד על פני ימים ושבועות: לפי חברת המחקר Basex, ב-2008 המשק האמריקאי הפסיד 650 מיליארד דולר מאובדן פריון שנגרם ממולטיטאסקינג. כיום הסכום ודאי גדל משמעותית.
האנרגיה המנטלית והקוגניטיבית שהמוח דורש לצורך מעבר בין משימות מאטה אותנו באופן ניכר. המחיר אמנם משתנה בהתאם לסוג ההפרעה והפעילות המופרעת, אך הוא מצטבר לכדי ירידה דרמטית בתפוקה.
הפגיעה היא לא רק כמותית אלא גם איכותית. ניסויים מדגימים שריבוי משימות פוגע ביכולת להבדיל בין עיקר לטפל, פוגע ביכולת להתעלם ממידע לא רלוונטי, מיצר אי דיוקים וטעויות, ופוגע קשות ביכולת לזכור לטווח ארוך את התוכן של הפעולות שהתבצעו במקביל.
אם עדיין לא השתכנעתם שמולטיטאסקינג גובה מכם ומאנשיכם מחיר כבד קחו דוגמה מחברת המכוניות פולסוואגן שמגבילה את הזמן של העובדים להיחשף לאי-מיילים שקיבלו. פרק שלם מספרו של פרופ’ דיוויד ברקוס לא ברוקס?? Under New Management סוקר כיצד פולסוואגן בצד ארגונים אחרים, גילו שהמייל יותר פוגע בתפוקות מאשר מקדם אותן.

הסחות דעת = החלטות פחות טובות

הסחות המיילים והמסרים מקשות כאמור על משימות שדורשות ריכוז, כאלה המחייבות לשקוע לעומק בחשיבה, בעיקר במשימות הדורשות חשיבה של המערכת השנייה של כהנמן. ריבוי הסחות דעת או דרישה ארגונית למענים זריזים משמעה חוסר הקצאה של מספיק זמן שקט לחשיבה והשתקעות בעבודה. אם זה המצב המשמעות היא שאתם מקבלים החלטות פחות טובות.
בנוסף, הפיתוי להתחבר לעזרים אלקטרוניים ולרשתות החברתיות הולך ועולה, כי החברות מנצלות כל פרצה רגשית כדי להשאיר אותנו בפלטפורמה שלהן, לכן חיוני לפנות זמן עבודה שקט שבו אנחנו מתנתקים מאותן הסחות הדעת.
גם אני מוצאת את עצמי מתפתה לפעמים להודעות, או סלחנית מדי כלפי חברים בצוות שלי שאני רואה שמתנתקים מדיון לטובת המכשיר הממגנט שבידיהם (לרוב מתחת לשולחן), מכשיר שבכף היד מחבר אותנו לכל העולם ולכל חברינו. גם בהרצאות שאני נותנת הפסקתי לבקש מהקהל לכבות את הסלולרי – זו הולכת ונהפכת לדרישה לא סבירה.

מה עושים?

השינוי הזה בצוות ובארגון דורש תשומת לב ניהולית וחינוך. יש להרגיל את אנשי הצוות ליצור הרגלי זמן שקט לעבוד. חשוב לפנות לפחות שעה שעתיים שקטות מהסחות דעת כל יום העבודה. עובדים שמסוגלים לשבת שעה ביום ולהתרכז בעבודתם ללא הסחות דעת הם העובדים עם הסיכוי הגבוה ביותר ליצר פריצות דרך ולקבל החלטות חכמות, וכמובן ליצור אימפקט באמצעות התקדמות עקבית.

כיוון שכל הסחת דעת מריכוז דורשת כ -15 דקות לחזרה לריכוז עמוק וחשיבה 2, חשוב ליצר הבחנה בין תפקידים הדורשים יותר ריכוז לתפקידים אחרים, וגם באותו תפקיד – משימות הדורשות ריכוז עמוק.
ההתחלה היא בשיחה עם הצוות ובחיפוש רעיונות מתאימים, לכלל הצוות, ומותאמים אישית לכל אחד. דוגמאות? יום ללא ישיבות, יום ללא מיילים, שלט על הדלת/שולחן/מענה אוטומטי למייל שאומר “אני מרוכז/ת. לא להפריע”. אפילו סגירת חלון של כמה שעות ללא מיילים מאפשר התקדמות גדולה, ויש אפשרות לבנות מודל של 10 דקות להודעות ורשתות חברתיות בסוף כל שעה של עבודה, קצת כמו ההפסקות בתום שיעור בבית הספר.

איתכם ובשבילכם

ד”ר מיכל חמו לוטם

אפריל 2018