חדש בניהול – שוחטים פרות הקדושות

שינויי המציאות משנים את הארגונים ואת הסביבה במהירות גוברת. כשחיפשתי מאמרים על פרדיגמות חדשות בניהול מצאתי מאמר סקירה של כ 100 עמודים שנערך על ידי מכון ראנד להורדה בחינם כקובץ PDF. קראתי במאמר מספר “חידושים” שעיקרם הוא שארגונים הופכים ממוקדים בלקוחות, ולכן יש לבחור מספר ספקים מצומצם ולהופכם לשותפים, להאציל סמכויות וגו. לא הבנתי את הטענות הללו, הן נראו לי מיושנות ומשומשות. לבסוף ראיתי את השנה בה נכתב מאמר הסקירה – 1994.

הבנתי.

קצב השינוי הגובר הביא לכך שבעשרים השנים שחלפו החידושים הללו התיישנו לחלוטין. מספיק להביט על העובדה שמרבית החברות שנכנסו לפורצ’ן 500 הן חדשות כדי להבין שאנו חיים בעידן של שינוי אדיר, שמחלחל לכל התחומים בחיינו. השינוי הזה יוצר צורך לשאול שאלות על הנחות העבודה הכי בסיסיות בניהול.

הניהול החדש

בספרו רב המכר של הפרופסור לניהול דיוויד ברקוס Under Mew Management ברקוס כופר בכל הנחות העבודה, ושוחט כמה פרות קדושות, לדוגמה –

האם שיחות משוב על בסיס כלים פורמליים אכן תורמות? (מייקרוסופט ומוטורולה נטשו את הכלים והשיטה).

האם אימיילים פנימיים בין עובדי החברה תורמים או מזיקים לעבודה? (חברות כמו פולקסוואגן משנות את המדיניות של נגישות עובדים למיילים, במטרה לאפשר זמן עבודה שקט מהסחות, ראו בהמשך).

האם עדיין נכון להשאיר את שכר העובדים כסוד כמוס, או אולי שקיפות עדיפה?

ואפילו שאלות כגון האם נכון להגביל את מספר ימי החופשה הביאו לחשיבה מחודשת על מה שבעבר היתה הנחת עבודה שאיש לא ניסה לבחון. פרויקט בשם Time Off שמטרתו לשנות את הגישה של עובדים אמריקאים לחופשה מצא כי עובדים אמריקאים מנצלים פחות ופחות את ימי החופשה, ממגוון סיבות. מי שיכול לשנות זאת הם המנהלים, שתמיכתם בחופשות של עובדיהם יביאו להגדלת הניצול. ולמה זה חשוב? כי חופשה וניתוק מהעבודה מאפשרות הורדת לחץ ומילוי מצברים וכמובן יותר בריאות, המשפיעים על הפוריות של העובד.

כמה חברות, ביניהן לינקדאין, ווירג’ין ונטפליקס החליטו לעשות מעשה. הם אימצו פורמט של “חופשה ללא הגבלה” במטרה לעודד את עובדיהן לקחת כמה ימי חופש שהם רוצים ומתי שהם רוצים, הם נתנו לעובדים לנהל את החופשות שלהם כרצונם… תארו לעצמכם מנהלת שאומרת לכם “קחו חופשה הכל בסדר”, או מעסיק שבחוזה ההעסקה שלו לא מכניס  סעיף מספר ימי חופשה.

כמובן שמיד הופיעו גם טענות נגד, בעיקר החשש שזה ייצור חוסר הבנה וחוסר ודאות בקרב עובדים לגבי מה מצופה מהם, ולכן העובדים דווקא יפחיתו את ימי החופש. נירית כהן המתמחה בעולם העבןדה הנוכחי והעתידי מציעה לכם בשלב זה כשאין מספיק מחקרים הוא במקום לפרוץ את התקרה דווקא “להגביה את הרצפה” קרי לחייב את העובדים שלכם לקחת מספר מינימום של ימי חופשה.

שינוי ושיבוש המציאות בקצב גובר והולך

מה שברור הוא שאנו חיים בעידן בו מתרחשים שינויים עצומים, תחומי חדשנות משבשת שועטים אלינו בקצב – אינטרנט של הדברים, ביג דטה, בינה מלאכותית, רשתות חברתיות, מהפכת הגנום – ריצוף ייצור ועיבוד DNA, מציאות מדומה ורבודה, רובוטיקה, מכוניות אוטונומיות ורחפנים, צילום תלת מימד, ענן סייבר ורשתות חברתיות כל הללו ונוספים מתווספים לשתי המהפכות שאנו כבר מניחים כמובנות מאליהן – הדיגיטל והאינטרנט. כל אחד מהללו הוא פלטפורמה לפיתוח אינסופי של יישומים, וכמובן הממשקים ביניהם מיצרים חדשנות שמשנה את המציאות ללא היכר.

השיבוש הזה מחייב כמובן יצירת פרדיגמות חדשות בעבודתם של ארגונים ושל צוותים וכמובן בניהול.

בשנת 1994 דיברו על מיקוד בלקוחות כחדשנות, כיום מבינים היטב שחברות שאינן מממוקדות בעובדים שלהם לפני הלקוחות  – לא ישיגו שום יעד ארוך טווח. המדובר במיקוד באושר בסיפוק ובשביעות הרצון של העובדים. עובדי הידע הופכים לגמישים יותר, מצפים לעבוד מהבית, זזים במהירות בין עבודות, ונותנים לעבודה את היצירתיות והחיוניות שלהם – והם לא יישארו בחברה שלא תתאים להם או עם מנהלים שלא הפנימו את העיקרון של לנהל פחות, ואם יעשו זאת – לא יספקו ערכים או ייתנו שירות ראוי, אלא יחפשו את התפקיד הבא.

ליצר סביבת עבודה שקטה

דיוויד ברקוס בספרו המצוין מבין מה שמבינים רבים – שסביבת עבודה צריכה להיות גם שקטה מטכנולוגיה. הטכנולוגיה מאפשרת המון דברים חשובים, הצד השני של הדברים הוא שהטכנולוגיה גם גורמת הסחות דעת חוזרות ונשנות.

עוד ועוד מחקרים מצביעים על חוסר היכולת של עובדים להשיג התקדמות משמעותית בעבודתם בגלל שטף ההסחות והמשימות הבלתי פוסק של חיי העבודה המודרניים. יש עלייה דרמטית במספר האימיילים עליהם העובדים נדרשים לענות מדי יום, בכמות הודעות הטקסט מפרטים ומקבוצות של מקום העבודה, ויש ציפייה מתמדת מהעובדים להיות זמינים כל הזמן. הזמינות הפכה לברירת המחדל, ומשמעה היווצרות תרבות של מולטי־טאסקינג. אבל מולטיטאסקינג פוגע בעבודות הדורשות ריכוז.

מולטיטסקינג הוא אשליה, פיקציה עם מחיר כבד – של פגיעה קשה ביכולת לעבוד עבודה הדורשת חשיבה מסוג 2 וריכוז. לא סתם חברות דוגמת פולסוואגן מגבילות את הזמן של העובדים על המייל, דיוויד ברקוס מקדיש פרק שלם מספרו Under New Management לסקור כיצד הם ורבים אחרים, גילו שהמייל יותר פוגע בתפוקות מאשר מקדם אותן.
ההסחות של המייל ושל הרשתות החברתיות ותוכנות המסרים מקשות בעיקר על משימות שדורשות ריכוז, שמחייבות לשקוע לעומק בחשיבה, בעיקר במשימות הדורשות חשיבה של “מערכת שנייה”.
כהנמן קיבל פרס נובל על עבודתו פורצת הדרך שהביאה לזיהוי שתי מערכות חשיבה. מערכות החשיבה הראשונה מהירה, חצי אוטומטית, ומצמצמת מאד את העומס החישובי על המוח, ואת צריכת האנרגיה – דבר חשוב מאד לגוף האדם. המוח הוא זללן אנרגיה רציני, הוא שוקל רק כ 2% ממשקל הגוף אולם צורך כ 25% מן האנרגיה, וגם גוף האדם מתוכנת להיות מערכת יעילה וחוסכת אנרגיה. כהנמן גילה שההחלטות הנלקחות על בסיס המערכת הזו אומנם חסכוניות ומהירות, אך הן פחות טובות ויותר מוטות רגשית. המערכת השנייה – מערכת 2, היא איטית, תהליכית ויסודית. רוב ההחלטות שמקבלים אנשים נעשות על בסיס מערכת אחת. והן מספקות. אולם עובדים ומנהלים הנדרשים לחשיבה לעומק ועבודה עם מערכת 2 נפגעים הרבה יותר מהסחות הדעת.

אין זה אומר לא לענות למיילים – בצורה פרדוקסלית אנחנו מצפים מכווווולם להיות הרבה יותר נגישים כיום. דיוויד ברקוס מבין זאת היטב, כמו הרבה מנהלים מהדור החדש – הוא מיהר לענות למייל שלי, שלח לי פרקים מספרו, וצירף אותי לקבוצת הפייסבוק שלו – תנסו בעצמכם את האתר העשיר שלו כאן, עשרות פודקסטים עם חוקרים ומומחים מובילים בעולם בתחומי המנהיגות והניהול., ואם תכתבו – תראו כמה זמן ייקח לו לענות…

הוא המליץ לי על עוד מומחה בעל שם עולמי – ד”ר רון פרידמן, שנותן “משל סופרמרקט” להמחיש את ריבוי המיילים. פרידמן מבקש מאיתנו לדמיין שאנו במטבח, ומגלים כי חסר מצרך. מה שנעשה הוא שנצרף אותו לרשימה, ולא נרוץ בכל פעם לסופר, כי העלות של ריצה לסופר ברורה לנו. אבל פתיחת מיילים או הודעות כשהן מגיעות משולה לריצה לסופר בכל פעם שחסר מצרך, רק המחיר פחות נראה לעין ויותר חמור. כשרצים לסופר משלמים בגז וזמן, ואילו כשמוסחים משלמים בפוקוס וריכוז ואנרגיה מנטלית יקרה,
פרידמן מדבר על מולטיטסקינג כעולה לנו כעשר נקודות IQ! והחזרה למצב הריכוז והזרימה לוקחת 15-20 דקות. לכן ההמלצה כשרוצים ללהתמקד להתנתק מהמייל, להשתיק את הסלולרי או להרחיק אותו, ולפנות זמן שקט. נתון רלבנטי שמצאתי הוא שבשנת 2014 אדם ממוצע הביט לפחות 9 פעמים בשעה בסמרטפון שלו, ולעיתים גם פי שניים. אם אתם או אנשיכם מצויים בהסחות דעת מרובות עקב הטכנולוגיה, ועסוקים בדרישה ארגונית למענים זריזים ולמולטיטסקינג – אינכם מקצים מספיק זמן שקט לחשיבה 2, ואם זה המצב המשמעות היא שאתם מקבלים החלטות פחות טובות.

ההרצאה שלי בנושא

ההרצאה כוללת שלל סיפורים ודוגמאות, כלים פרקטיים, וכמובן נותנת הרבה השראה. היא מבוססת על המאמרים שלי, ועל טובי הספרים בתחום, כולל כמובן הספר Under New Managment. ההרצאה מיועדת למנהלים, וניתן להתאים אותה לצרכים שלכם.

המלצות לסיכום:

1. תנו לעצמכם ולצוות שלכם זמן שקט לעבוד. לפנות לפחות שעה שקטה אחת במהלך יום העבודה, ורצוי שעתיים. עובדים שמסוגלים לשבת שעה ביום ולהתרכז בעבודתם ללא הסחות דעת הם העובדים עם הסיכוי הגבוה ביותר ליצר פריצות דרך ולקבל החלטות חכמות.
2. קחו את האחריות לבחון מחדש את הניהול שלכם – הסגנון והנחות עבודה. הניהול, כמו המציאות, משתנה לחלוטין.למשל שימו לב להמלצה החשובה לנהל פחות.

שלכן ובשבילכם

ד”ר מיכל חמו לוטם

אוגוסט 2016

__

למאמר של רון פרידמן על נזקם של אימיילים.