כלי לניהול ישיבה אסטרטגית – הרווארד ביזנס ריביו

שוב השתתפתי בישיבת דירקטוריון עקרה. נוהל בה דיון אסטרטגי שבו איש לא הקשיב לאיש, שום רעיון טוב באמת לא לוטש. הרוב ןלא הקשיבו כי היו עסוקים בלזכור איך להגיד את מה שתכננו לפני שהגיע תורם לדבר. כתוצאה מכך המשתתפים כמעט לא התייחסו לדברים שנאמרו, ואם כן – זה היה על מנת לצאת צודקים – בצורה לעומתית.

יצאתי מתוסכלת כי הרגשתי שבזבזתי את זמני.

מכירים את הסיטואציה?

המאמר הזה בהרווארד ביזנס רוויו המציע “שאלת זהב” לניהול דיון אסטרטגי נפל לידי כפרי בשל… מחבר המאמר מציע שאלה נפלאה למי שנדר לקיים פגישת חשיבה אסטרטגית. במקום לבקש התיחסויות בסבב או בהצבעה הוא מציע לשאול את המשתתפים כאשר עולה כיוון מעניין בדיון את השאלה הבאה: “מה היה צריך להיות בדעה הזו על מנת להפוך אותה לחלופה פנטסטית“.
השאלה הזו מאפשרת למשתתפים לעצור לרגע, לחשוב, לעצב חלופות ולטייב אותן, ובעיקר נותנת להם “סולם” לזוז בהדרגה מדעות ועמדות שהיו מקובעים בהם.

מי שמנהלות ומנהלים ישיבות מעוניינים שהזמן שמושקע בהכנה, בדיון ובסיכום, יהיה פורה ואפקטיבי.

זה קורה כשמשיגים שלושה דברים

א. מקדמים את הנושא/ים למענו כונסה הישיבה.

ב. לומדים משהו חדש, צומחים ומתפתחים.

ג. נהנים…..

חשוב לחתור לכך שכל השלושה יקרו בכל ישיבה, ומניסיון – זה לגמרי אפשרי, למרות שלפעמים יש החמצות, גם למנהלים המנוסים ביותר הפעם האחרונה בה טעיתי היתה כשניסיתי לקדם המון נושאים בזמן קצר מידי והצוות הלך לאיבוד – כי לא הבין שמדובר בישיבת מעקב. ישיבות כאלה הן מהירות, בניגוד לתהליכי חשיבה מעמיקה הלוקחים זמן, וזה המצב כמובן בדיון אסטרטגי. למדתי מזה שאם אני מתכננת ‘ריצה מהירה’ בישיבת סטטוס – אני צריכה להיות מתואמת עם הצוות על תכלית הישיבה, שלא יהיה מתוסכל מזה שאין זמן לדבר.

בכל מקרה ככל שתהיו נוכחים, ערניים, קשובים – כך תצליחו יותר ליצור אימפאקט בניהול שלכם. על האנשים ועל המשימה – והשניים שלובים תמיד.

סוגי דיונים

חשוב שתבינו לשם מה אתם מכנסים את האנשים, מבזבזים (במרכאות או בלי מרכאות) זמן ששווה לפחות למספר האנשים מוכפל במשך המפגש מוכפל בעלות.

האם שווה להשקיע את הזמן והעלות הזו?

ישבתי באינספור ישיבות בהם לא באמת התקיים דיון, כולם היו סטטיסטים במופע מתוזמר, או שלא נוצר מרחב בטוח – לחשיבה משותפת והבעת דעה. אפשר וצריך לנהל מפגשים קצרים, אפילו בעמידה – לסטטוס ומעבר מהיר על סעיפי פעילות, ואפשר לנהל דיון עומק במספר אלטרנטיבות, ואז העצה שלמעלה יכולה להיות נפלאה. דיון אסטרטגי – שנועד לאפשר קבלת החלטה מכריעה – חשוב שיעסוק לא רק בהצפת חלופות, אלא בעיקר בטיוב של המובילות שבהן.

כאשר עולה רעיון טוב, אפשר בעבודת צוות להפוך אותו למעולה. האתגר הוא להעביר אנשים לחשיבה יצירתית משותפת, ולא לחשיבה של עמדות וויכוחים שעיקרם שכל אחד מגן על דעתו. זה הקסם בשאלה “מה היה צריך להיות בכיוון הזה על מנת להפוך אותו  לפנטסטי”.

שלכם ובשבילכם

ד”ר מיכל חמו לוטם